การเปิดใบแจ้งหนี้ และการรับชำระ

1

บัญชีลูกหนี้

เมนู บัญชี -> ลูกค้า

1.1  การเปิดใบแจ้งหนี้

          ใบแจ้งหนี้ที่สร้างในระบบ สามารถสร้างได้จากใบสั่งขาย หรือกดสร้างเองได้จากเมนูใบแจ้งหนี้ เมื่อกดสร้างใหม่ หรือส่งต่อมาจากใบสั่งขาย  สถานะจะเป็นแบบร่าง ระบบจะมีการลงบัญชีอัตโนมัติ โดยสามารถตั้งค่าเพิ่มเติมได้

          ในส่วนของใบแจ้งหนี้มีการทำงานหลักๆดังนี้

-          การสร้างใบแจ้งหนี้จากระบบบัญชี

-          การตรวจสอบใบแจ้งหนี้จากใบสั่งขาย

-          การยืนยันใบแจ้งหนี้และการพิมพ์เอกสาร

1.1.1  การสร้างใบแจ้งหนี้จากระบบบัญชี เมนู บัญชี -> ลูกค้า -> ใบแจ้งหนี้

          เมื่อเข้ามาที่เมนูใบแจ้งหนี้ กดปุ่มใหม่ จะเปิดฟอร์มใบแจ้งหนี้ขึ้นมา

          ทำการระบุลูกค้า วันที่ใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด เพิ่มรายการสินค้า จำนวน ราคา ภาษี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

          ระบบจะกำหนดสถานะเอกสารเป็นแบบร่าง เมื่อมีการสร้างใหม่

          สามารถตรวจสอบการลงบัญชีสมุดรายวันได้จากแถบรายการบันทึก

1.1.2  การตรวจสอบใบแจ้งหนี้จากใบสั่งขาย

          ที่หน้ารายการใบแจ้งหนี้ สามารถนำเลขใบสั่งขายมาค้นหาได้ เมื่อค้นหาจะแสดงรายการแจ้งหนี้

          เมื่อกดเข้าไปที่รายการใบแจ้งหนี้จะแสดงรายการที่สร้างมาจากใบสั่งขาย

1.1.3  การยืนยันใบแจ้งหนี้และการพิมพ์แบบฟอร์ม

          เมื่อเข้ามาที่ฟอร์มใบแจ้งหนี้ที่สถานะเป็นแบบร่าง หลังจากตรวจสอบรายการสินค้า การบันทึกรายการบัญชีเรียบร้อยแล้ว  สามารถกดปุ่มยืนยัน เพื่อสร้างเลขที่เอกสาร และยืนยันการลงรายการบัญชี หลังจากยืนยันระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็น Posted และสามารถพิมพ์เอกสาร ใบแจ้งหนี้ เอกสารสมุดรายวันได้

          สถานะเอกสารเปลี่ยน

          แบบฟอร์มที่สามารถพิมพ์ได้ มีใบแจ้งหนี้, สมุดรายวัน, Print Journal Entry (xlsx)

1.2 การเปิดใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้

          ที่หน้าฟอร์มใบแจ้งหนี้ สามารถกดปุ่ม ใบลดหนี้ เพื่อเปิดใบลดหนี้ได้

          โดยสามารถระบุจำนวนการลดหนี้ได้ พร้อมเหตุผล

          ระบบจะสร้างใบลดหนี้ให้พร้อมรายการสินค้าที่ลด สามารถแก้ไข จำนวน ราคา ให้ตรงกับที่ลดหนี้ได้

          การเพิ่มหนี้ โดยกดปุ่ม ADD DEBIT NOTE เพื่อสร้างใบเพิ่มหนี้

          สามารถระบุเหตุผลในการเพิ่มหนี้ วันที่เปิดได้จากหน้าจอที่แสดงขึ้นมา สามารถเลือกคัดลอกบรรทัดได้ถ้ากรณีสินค้าเป็นตัวเดียวกัน หรือถ้าเป็นการเพิ่มหนี้ด้วยสินค้าอื่นสามารถไม่ระบุคัดลอกบรรทัดได้

          ระบบจะสร้างใบเพิ่มหนี้ให้ พร้อมรายการสินค้า สามารถระบุจำนวน ราคาสินค้าที่เพิ่มได้จากรายการ

1.3  การเปิดใบวางบิล เมนู บัญชี -> ลูกค้า -> ใบวางบิล

          แสดงรายการใบวางบิลในระบบทั้งหมด เมื่อต้องการสร้างใหม่ กดปุ่ม ใหม่

          เมื่อเลือกชื่อลูกค้า ระบบจะดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระในระบบทั้งหมดของลูกค้ารายนั้น สามารถกำหนดวันที่ชำระได้ตามวันที่ใบแจ้งหนี้ หรือวันที่วางบิลทางขวามือ

          เมื่อกดปุ่มตรวจสอบระบบจะสร้างเลขที่เอกสารใบวางบิล พร้อมเปลี่ยนสถานะเป็นวางบิลแล้ว

          สถานะเอกสารเปลี่ยนเป็นวางบิลแล้ว ระบบจะแสดง Smart button จำนวนรายการใบแจ้งหนี้ที่เปิด

          สามารถกดพิมพ์แบบฟอร์มได้ตรงปุ่มพิมพ์

1.4  การเปิดใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี

          ในการเปิดใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี สามารถเปิดได้ทั้งจากหน้ารายการใบแจ้งหนี้ หรือหน้าฟอร์มใบแจ้งหนี้ รายการใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีที่เปิดแล้วจะมาแสดงที่เมนู บัญชี -> ลูกค้า -> การชำระ

1.4.1 การเปิดใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี จากหน้ารายการใบแจ้งหนี้

          เข้ามาที่หน้ารายการใบแจ้งหนี้ เลือกตัวกรองเป็นยังไม่ได้ชำระ หรือชำระบางส่วน เพื่อแสดงรายการแจ้งหนี้ที่ค้างชำระในระบบ

          รายการแจ้งหนี้จะแสดงขึ้นมาตามตัวกรองที่ระบุไว้

          สามารถเลือกใบแจ้งหนี้ที่จะไปเปิดใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษาได้ โดยสามารถเลือกได้มากกว่า 1 รายการ เมื่อเลือกแล้ว กดปุ่มลงทะเบียนการชำระเงินด้านบน จะเข้าสู่หน้าจอการชำระ

          หน้าจอชำระเงิน สามารถระบุสมุดรายวันรับชำระได้ วันที่ชำระเงิน จำนวนเงิน  ในกรณีที่มีส่วนต่าง เช่น หัก ณ ที่จ่าย ระบบจะแสดงส่วนต่างด้านล่าง

          ในกรณีที่ลูกค้าชำระเป็นเช็ครับ ให้ระบุวิธีการชำระเงินเป็น PDC และบันทึกเลขที่เช็ครับที่ช่อง Cheque Reference

          หลังจากยืนยันการชำระเงิน ระบบจะเข้าสู่หน้าจอใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี

1.4.2 การเปิดใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี จากหน้าฟอร์มใบแจ้งหนี้

          ที่หน้าแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้จะมีปุ่ม ลงทะเบียนการชำระเงิน

          ในกรณีที่มีส่วนต่างการชำระเงิน เช่น หัก ณ ที่จ่าย ระบบจะดึงรายการส่วนต่างมาแสดงด้านล่าง และหักยอดที่ชำระออกไป เมื่อตรวจสอบยอดชำระเงินถูกต้อง สามารถกดปุ่มสร้างการชำระเงิน

          หลังจากชำระเงินแล้ว เอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็นชำระแล้ว พร้อมแสดงรายการใบเสร็จรับเงิน

สามารถเลือกแบบฟอร์มการพิมพ์ใบกำกับภาษีได้จากปุ่มพิมพ์

ถ้าต้องการพิมพ์แบบฟอร์มสมุดรายวัน ให้กดที่ Smart button รายการสมุดรายวัน

          จะสามารถพิมพ์แบบฟอร์ม สมุดรายวัน หรือ Print Journal Entry (xlsx) ได้

          รายการที่เปิดใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีแล้ว สามารถดูได้จากเมนู บัญชี -> ลูกค้า -> การชำระ